Como planejar um evento corporativo de sucesso?

É muito bom ver um evento que cumpre os seus objetivos, agrada os participantes e idealizadores e é um grande sucesso.

Organizar um evento sempre é um grande desafio. É um processo árduo que envolve muita gente e possui muitos detalhes e variáveis. É sempre necessário coordenar os fornecedores de segmentos diversificados, definir uma logística e um cronograma eficiente. É necessário ter muita organização e comprometimento e é essencial contar com parceiros de confiança, como a Caravaggio Eventos.

Planejamento

É impossível pensar em como organizar um evento de sucesso sem uma estratégia bem definida. A fase inicial e fundamental é um excelente planejamento. Perguntas como: “Onde que a minha empresa quer chegar com esse evento?”; “Qual o principal diferencial do meu evento?” e “Quem serão os participantes e quais são as principais demandas deles?”.

Nesta etapa, também é imprescindível que sejam levantados metas e prazos. Vale ressaltar que as chances de sucesso de um evento preparado em caráter de urgência são muito menores do que quando se tem um prazo confortável para cuidar de cada detalhe.

Fornecedores

Outro ponto fundamental para a estratégia de um evento de sucesso é o seu relacionamento com os fornecedores. Afinal, o evento só vai acontecer como o planejado se cada um dos fornecedores contratados cumprir a sua parte e entregar o seu produto ou serviço dentro das condições acordadas, com qualidade e dentro do prazo.

Por isso, invista um tempo na busca pelos melhores fornecedores e construa com eles uma relação de parceria.

Orçamento Definir qual é o orçamento disponível para a organização do evento é um passo fundamental e vai orientar você em todas as decisões. Assim, antes de começar o seu planejamento estratégico e montar um cronograma de ações, defina com os responsáveis quanto deverá ser o valor investido no evento.

É importante sempre fazer estimativas de gastos e acompanhar o processo para assegurar-se de que os valores investidos estão dentro do orçamento estabelecido.

Local

Um bom local também é determinante para o sucesso do seu evento. A seleção da localização adequada deve levar em conta uma série de fatores importantes:

- Fácil acesso do público;

- Facilidades de estacionamento ou transporte coletivo;

- Espaço adequado para todas as funcionalidades;

- Segurança;

Todas as unidades da Caravaggio Eventos possuem todas estas características.